8 trucos para gestionar los emails


Cómo gestionar los emails consiguiendo productividad.

 

1. CÓMO CONSEGUIR UNA BANDEJA DE ENTRADA VACÍA

El hecho de tener que repasar la lista de e-mails una y otra vez es una pérdida de tiempo.

Lo más difícil de este proceso es el comienzo. Sin duda, si tienes 500 mensajes en su Inbox te tomará algo de tiempo procesarlos. Pero dedíquele un par de horas y verá que no será difícil que en poco tiempo su Inbox esté vacío.
GESTION-DE-EMAILS-2
2. ORDENAR LOS EMAILS EN CARPETAS

Crea las siguientes carpetas de modo que las tengas siempre a mano: Acción (emails que se requiere hacer algo con ellos antes de archivar). Guardado (los emails ya terminados, que desea conservar). Más tarde (emails de baja prioridad).  Al leer un email pueden suceder las siguientes opciones:

–       Que te des cuenta que no te interesa, ni lo necesitas ni tienes que hacer nada con él: Bórralo. Si tienes dudas sobre si borrarlo o no, bórralo también.

–       Que puedas delegárselo a alguien que pueda responder mejor que tu: Envíalo a esa persona y hazle saber a quien se lo ha enviado por qué lo hace.

–       Que contenga información que te pueda resultar útil como referencia en un momento dado. Muévelo de momento a la carpeta Más tarde.

–       Que puedas contestar en menos de dos minutos a lo que te piden o preguntan. Contéstalo de inmediato.

–       Que sea algo que vas a necesitar más de dos minutos para poder contestarlo: Pásalo por ahora a la carpeta Acción.

–       Que antes de poder contestarlo necesites que alguien te proporcione información o lo apruebe, confirme.. copie el mensaje enviado a la carpeta Acción.

–       Que sea algo que tengas que hacer, aunque no tengas que responder a nadie: Pase el e-mail a la carpeta Más tarde. Lee lo que tienes en esta carpeta  en tiempos muertos: en el aeropuerto, el autobús, cuando estés esperando para entrar en una conference call… Cada vez que termines de leer un e-mail de esta carpeta, piensa dos veces si realmente es indispensable conservarlo y si no es así, bórralo. Como siempre, en caso de duda, bórrelo.

GESTION-DE-EMAILS

 

3. MANTEN EL  SPAM FUERA DE SU BANDEJA DE ENTRADA
Cuando rellenes formularios web (compras on line, redes sociales): desmarca la casilla «deseo estar informado de noticias, concursos».

4. LA GRAN CHARLA CON AMIGOS Y FAMILIARES «INTENSOS»
Explica a  sus conocidos que los emails masivos en cadena  con chistes, PowerPoint, etc. causan estragos en su inbox. O directamente evita la «charla» pero utiliza los filtros y archiva los emails masivos en  la carpeta Más tarde, para cuando tenga tiempo.

5. REGLAS AUTOMÁTICAS
Mediante las reglas automáticas puedes mover ciertos emails directamente a un buzón, eliminarlos, o enviarles una respuesta automática. La mayoría de los clientes de correo permiten construir estas reglas de una manera fácil e intuitiva. No caigas en el autoengaño del «no tengo tiempo para aprender eso». En media hora puedes tener dos o tres reglas funcionando que te ahorrarán días de trabajo a lo largo del año.

6. «OUT OF OFFICE»
Active el «Fuera de la oficina» cuando estés de vacaciones, en reuniones o de visitas. De este modo evitarás mensajes (o llamadas telefónicas) de seguimiento.

7. ACELERA SUS RESPUESTAS DE EMAIL
Responde con rapidez a los mensajes y archívalos en las carpetas correspondientes. Si una respuesta ocupa más tiempo, muévela a la carpeta de Acción. Coloca en Más tarde los emails no urgentes para ver en momentos de más tranquilidad, ocio, etc. Si has reenviado un email y estás pendiente de respuesta, colócalo en Acción. Pero siempre fuera del Inbox. Tu Inbox no debería ser un recordatorio de tareas pendientes, para ello utiliza un programa específico de Tareas.

8. AL REDACTAR TUS EMAILS
Se conciso redactando emails. Recibirás respuestas igualmente concisas. Utiliza  diversas firmas de email, con toda la información y textos que quieras añadir de modo particularizado. Minimiza el número de personas que pones en copia de sus mensajes.

1 estrella2 estrellas3 estrellas4 estrellas5 estrellas (Ninguna valoración todavía)
Cargando…

Posts relacionados


Colaboración_universitaria_Top_Cable_4

Top Cable colabora con Epowered Racing

Armenia en bicicleta, a la sombra del monte Ararat

Método FASE 2

Aumenta tu productividad diaria con el método FASE

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *