8 trucos para gestionar tus emails de manera eficaz


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Seguramente seas de los que va escudriñando el Inbox buscando los e-mails más importantes, o urgentes. El hecho de tener que repasar la lista de e-mails una y otra vez es una pérdida de tiempo que no aporta ningún valor. En este post te damos algunas pistas para gestionar con eficacia tus emails:

1. CÓMO CONSEGUIR UNA BANDEJA DE ENTRADA VACÍA

Lo más difícil de este proceso es el comienzo. Sin duda, si tienes 500 mensajes en tu “Inbox” (o bandeja de entrada) te tomará algo de tiempo procesarlos. Pero dedícale un par de horas y  no será difícil que en poco tiempo tu Inbox esté vacío.

2. ORDENA LOS EMAILS EN CARPETAS

Crea las siguientes carpetas de modo que las tengas siempre a mano: “Acción” (emails que se requiere hacer algo con ellos antes de archivar). “Guardado” (los emails ya terminados, que desea conservar). “Más tarde” (emails de baja prioridad). Al leer un email pueden suceder las siguientes opciones:

A. Que te des cuenta que no te interesa, ni lo necesitas ni tienes que hacer nada con él: Bórralo. Si tienes dudas sobre si borrarlo o no, bórralo también. Si es importante, volverá.

B. Que puedas delegárselo a alguien que pueda responder mejor que tu: Envíaselo a esa persona y hazle saber quién te lo ha enviado y por qué (poniéndole en cc: y añadiendo una breve explicación).

C. Que contenga información que te pueda resultar útil como referencia en un momento dado. Muévelo de momento a la carpeta “Más tarde”.

D. Que puedas contestar en menos de dos minutos a lo que le piden o preguntan. Contesta de inmediato.

E. Que sea algo que vas a necesitar más de dos minutos para poder contestarlo: Páselo por ahora a la carpeta “Acción”

F. Que antes de poder contestarlo necesites que alguien te proporcione información o lo apruebe, confirme, etc.: Envíaselo a esa persona para que lo apruebe, confirme, etc., copia el mensaje enviado a la carpeta “Acción”.

G. Que sea algo que tú tengas que hacer, aunque no tengas que responder a nadie: Pasa el e-mail a la carpeta “Más tarde”. Lee lo que tienes en esta carpeta en tiempos muertos: en el aeropuerto, el autobús, cuando estés esperando para entrar en una conference call… Cada vez que termines de leer un e-mail de esta carpeta, piensa dos veces si realmente es indispensable conservarlo y si no es así, bórralo. Como siempre, en caso de duda, bórralo.

3. MANTEN EL “SPAM” FUERA DE SU BANDEJA DE ENTRADA

Cuando rellenes formularios web (compras on line, redes sociales): desmarca la casilla “deseo estar informado de noticias, concursos”.

4. LA GRAN “CHARLA” CON AMIGOS Y FAMILIARES “INTENSOS”

Explica a tus conocidos que los emails masivos en cadena con chistes, powerpoints, etc, causan estragos en su inbox. O directamente evita la “charla” pero utiliza los filtros y archiva los emails “masivos” en la carpeta “Más tarde”, para cuando tengas tiempo.

5. REGLAS AUTOMÁTICAS

Mediante las reglas automáticas puedes mover ciertos emails directamente a un buzón, eliminarlos, o enviar una respuesta automática. La mayoría de los clientes de correo permiten construir estas reglas de una manera fácil e intuitiva. No caigas en el autoengaño del “no tengo tiempo para aprender eso”. En media hora puede tener dos o tres reglas funcionando que te ahorrarán días de trabajo a lo largo del año.

6. “OUT OF OFFICE”

Activa el “Fuera de la oficina” cuando estés de vacaciones, en reuniones o de visitas. De este modo evitarás mensajes (o llamadas telefónicas) de seguimiento.

7. ACELERA TUS RESPUESTAS DE EMAIL

Responde con rapidez a los mensajes y archívalos en las carpetas correspondientes. Si una respuesta ocupa más tiempo, muévela a la carpeta de “Acción”. Coloca en “Más tarde” los emails no urgentes para ver en momentos de más tranquilidad, ocio, etc. Si has reenviado un email y estás pendiente de respuesta, colóquelo en “Acción”. Pero siempre fuera del Inbox. Tu Inbox no debería ser un recordatorio de tareas pendientes, para ello utiliza un programa específico de Tareas.

8. AL REDACTAR TUS EMAILS

Se conciso redactando emails. Recibirás respuestas igualmente concisas. Por último, si no estás seguro de si alguien debe ir en cc: o no, no le pongas.

¿Se te ocurre algún consejo más que utilizas diariamente con la gestión de tus emails y puedas compartir?

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