8 trucs per gestionar els emails


Com gestionar els emails aconseguint productivitat.

1. COM ACONSEGUIR UNA SAFATA D’ENTRADA BUIDA

El fet d’haver de repassar la llista d’e-mails una vegada i una altra és una pèrdua de temps.

El més difícil d’aquest procés és el començament. Sens dubte, si tens 500 missatges en el seu Inbox et prendrà una mica de temps processar-los. Però dediqui un parell d’hores i veuràs que no serà difícil que en poc temps el seu Inbox estigui buit.

2. ORDENAR ELS EMAILS EN CARPETES

Crea les següents carpetes de manera que les tinguis sempre a mà: Acció (emails que es requereix fer alguna cosa amb ells abans d’arxivar). Guardat (els emails ja acabats, que desitja conservar). Més tard (emails de baixa prioritat). En llegir un email poden succeir les següents opcions:

– Que t’adonis que no t’interessa, ni ho necessites ni has de fer res amb ell: Esborra’l. Si tens dubtes sobre si esborrar-ho o no, esborra-ho també.

– Que puguis delegar-ho a algú que pugui respondre millor que tu: Envia ho a aquesta persona i diga-li qui l’hi ha enviat per què ho fa.

– Que contingui informació que li pugui resultar útil com a referència en un moment donat. Mou-lo de moment a la carpeta Més tard.

– Que puguis contestar en menys de dos minuts al que et demanen o pregunten. Contesta-ho immediatament.

– Que sigui alguna cosa que necessitaràs més de dos minuts per poder contestar-ho: Passa-ho a la carpeta Acció.

– Que abans de poder contestar-ho necessites que algú et proporcioni informació o ho aprovi, confirmi.. copia el missatge enviat a la carpeta Acció.

– Que sigui alguna cosa que hagis de fer, encara que no hagis de respondre a ningú: Passa l’e-mail a la carpeta Més tard. Llegeix el que tens en aquesta carpeta en temps morts: en l’aeroport, l’autobús, quan estiguis esperant per entrar en una conference call… Cada vegada que acabis de llegir un e-mail d’aquesta carpeta, pensa dues vegades si realment és indispensable conservar-lo i si no és així, esborra’l. Com sempre, en cas de dubte, esborra-ho.

GESTION-DE-EMAILS-2

3. MANTEN L’SPAM FORA DE LA SEVA SAFATA D’ENTRADA
Quan emplenis formularis web (compres en línia, xarxes socials): desmarca la casella “desitjo estar informat de notícies, concursos”.

4. LA GRAN XERRADA AMB AMICS I FAMILIARS “INTENSOS”
Explica als seus coneguts que els emails massius en cadena amb acudits, PowerPoint, etc, causen estralls en el seu inbox. O directament evita la “xerrada” però utilitza els filtres i arxiva els emails massius a la carpeta Més tard, per quan tinguis temps.

5. REGLES AUTOMÀTIQUES
Mitjançant les regles automàtiques pots moure certs emails directament a una bústia, eliminar-los, o enviar-los amb una resposta automàtica. La majoria dels clients de correu permeten construir aquestes regles d’una manera fàcil i intuïtiva. No caiguis en l’autoengany del “no tinc temps per aprendre això”. En mitja hora pots tenir dues o tres regles funcionant que t’estalviaran dies de treball al llarg de l’any.

6. “OUT OF OFFICE”
Activa el “Fora de l’oficina” quan estiguis de vacances, en reunions o de visites. D’aquesta manera evitaràs missatges (o trucades telefòniques) de seguiment.

GESTION-DE-EMAILS
7. ACCELERA LES SEVES RESPOSTES D’EMAIL
Respon amb rapidesa als missatges i arxiva’ls a les carpetes corresponents. Si una resposta ocupa més temps, mou-la a la carpeta d’Acció. Col·loca en Més tard els emails no urgents per veure en moments de més tranquil·litat, oci, etc. Si ha reexpedit un email i estàs pendent de resposta, col·loca’l en Acció. Però sempre fora de l ‘Inbox. El seu Inbox no hauria de ser un recordatori de tasques pendents, per a això utilitza un programa específic de Tasques.

8. EN REDACTAR ELS SEUS EMAILS
Sigues concís redactant emails. Rebràs respostes igualment concises. Utilitza diverses signatures d ‘email, amb tota la informació i textos que vulguis afegir de manera particularitzada. Minimitza el nombre de persones que posa en còpia dels seus missatges.

Posts relacionats


La Toscana clàssica en bicicleta, per Sergio Fernández_3

La Toscana clàssica en bicicleta, per Sergio Fernández

La teoría del iceberg en las organizaciones empresariales_1

La teoria de l’ICEBERG en les organitzacions empresarials

fujisawa_1

FUJISAWA, LA CIUTAT AMB HABITATGES INTEL·LIGENTS

Metodología-8D_3

Com aplicar la metodologia 8D a les organitzacions

sopar-estiu-top-cable-10

Revetlla d’estiu Top Cable

Els set hàbits de la gent altament efectiva

1 estrella2 estrellas3 estrellas4 estrellas5 estrellas (Ninguna valoración todavía)
Loading...

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà Els camps necessaris estan marcats amb *