8 trucs per gestionar emails de manera eficaç


email

Segurament siguis dels que va escodrinyant el seu Inbox buscant els e-mails més importants, o urgents. El fet d’haver de repassar la llista d’e-mails una i altra vegada és una pèrdua de temps que no aporta cap valor. En aquest post et donem algunes pistes per gestionar amb eficàcia els teus emails:

1. COM ACONSEGUIR UNA SAFATA D’ENTRADA BUIDA
El més difícil d’aquest procés és el començament. Sens dubte, si tens 500 missatges en el teu “Inbox” (o safata d’entrada) et prendrà una mica de temps processar-los. Però dedica-li un parell d’hores i no serà difícil que en poc temps el teu Inbox estigui buit.

2. ORDENA ELS EMAILS A CARPETES
Crea les següents carpetes de manera que les tinguis sempre a mà: “Acció” (emails que es requereix fer alguna cosa amb ells abans d’arxivar). “Saved” (els emails ja acabats, que desitja conservar). “Més tard” (emails de baixa prioritat). En llegir un correu electrònic poden succeir les següents opcions:

A. Que vegis que no t’interessa, ni ho necessites ni has de fer res amb ell: esborra-ho. Si tens dubtes sobre si esborrar o no, esborra-ho també. Si és important, tornarà.

B. Que puguis delegar-lo a algú que pugui respondre millor que tu: Envia-ho a aquesta persona i fes-li saber qui te l’ha enviat i per què (posant en cc: i afegint una breu explicació).

C. Que contingui informació que et pugui ser útil com a referència en un moment donat. Mou de moment a la carpeta “Més tard”.

D. Que puguis contestar en menys de dos minuts el que et demanen o pregunten. Contesta immediatament.

E. Que sigui una cosa que necessitaràs més de dos minuts per a poder contestar: Passi-ho per ara a la carpeta “Acció”

F. Que abans de poder contestar necessitis que algú et proporcioni informació o l’aprovi, el confirmi, etc.: Envia-ho a aquesta persona perquè l’aprovi, confirmi, etc, copia el missatge enviat a la carpeta “Acció”.

G. Que sigui una cosa que tu hagis de fer, encara que no hagis de respondre a ningú: Passa el correu electrònic a la carpeta “Més tard”. Llegeix el que tens en aquesta carpeta en temps morts: a l’aeroport, l’autobús, quan estiguis esperant per entrar en una teleconferència … Cada vegada que acabis de llegir un correu electrònic d’aquesta carpeta, pensa dues vegades si realment és indispensable conservar-lo i si no és així, esborra-ho. Com sempre, en cas de dubte, esborra-ho.

3. MANTÉ L’ “SPAM” FORA DE LA TEVA SAFATA D’ENTRADA
Quan omplis formularis web (compres on line, xarxes socials): desmarca la casella “vull estar informat de notícies, concursos…”.

4. LA GRAN “XERRADA” AMB AMICS I FAMILIARS “INTENSOS”
Explica als teus coneguts que els emails massius en cadena amb acudits, powerpoints, etc, causen estralls en el teu inbox. O directament evita la “xerrada” però utilitza els filtres i arxiva els emails “massius” a la carpeta “Més tard”, per quan tinguis temps.

5. REGLES AUTOMÀTIQUES
Mitjançant les regles automàtiques pots moure certs emails directament a una bústia, eliminar-los, o enviar una resposta automàtica. La majoria dels clients de correu permeten construir aquestes regles d’una manera fàcil i intuïtiva. No caiguis en l’autoengany del “no tinc temps per aprendre això”. En mitja hora pot tenir dues o tres regles funcionant que t”estalviaran dies de treball al llarg de l’any.

6. “OUT OF OFFICE”
Activa el “Fora de l’oficina” quan estiguis de vacances, en reunions o de visites. D’aquesta manera evitaràs missatges (o trucades telefòniques) de seguiment.

7. ACCELERA TEVES RESPOSTES EMAIL
Respon amb rapidesa els missatges i guarde’ls en les carpetes corresponents. Si una resposta ocupa més temps, mou-lo a la carpeta de “Acció”. Col·loca a “Més tard” els emails no urgents per veure en moments de més tranquil · litat, oci, etc Si has reenviat un email i estàs pendent de resposta, poseu-la a “Acció”. Però sempre fora del Inbox. El teu Inbox no hauria de ser un recordatori de tasques pendents, per a això utilitza un programa específic de Tasques.

8. A REDACTAR ELS TEUS EMAILS
Sigues concís redactant mails. Rebràs respostes igualment concises. Finalment, si no estàs segur de si algú ha d’anar en cc: o no, no li posis.

Tens algun consell més que utilitzes diàriament amb la gestió dels teus emails i puguis compartir?

1 estrella2 estrellas3 estrellas4 estrellas5 estrellas (Ninguna valoración todavía)
Loading...

Posts relacionats


col·labaració humanitària amb BUSF a Haití i Katmandú_33

Col·laboració humanitària amb BUSF a Haití i Katmandú

12 Consells per millorar la seguretat elèctrica en la llar

Juganet

Adaptant una instal·lació elèctrica

Reforma d’un quadre elèctric conflictiu

La biomassa, font d’energia renovable de gran potencial

Reforma d’un quadre elèctric

Deixa un comentari

L'adreça electrònica no es publicarà Els camps necessaris estan marcats amb *